Prywatność w jasnych słowach.

01. Kto odpowiada za Twoje dane?

SIMPLE DUTY LTD jest administratorem danych w zakresie przetwarzania opisanego w tej informacji.

590 Kingston Road, London, England, SW20 8DN
E-mail: simpleduty@simpleduty.co.uk

Pytania i żądania dotyczące Twoich danych osobowych kieruj pisemnie na ten adres.

Informacja obejmuje naszą stronę internetową, korespondencję e-mail i dokumentację klientów obsługiwaną przez Simple Duty. Przetwarzamy dane zgodnie z UK GDPR i brytyjską ustawą Data Protection Act 2018.

02. Jakie dane wykorzystujemy?

Formularze zapytań zbierają dane kontaktowe i firmowe, w tym imię i nazwisko, e-mail, firmę, a w formularzach przesyłek również numer telefonu i właściwe identyfikatory firmy. Zależnie od procedury pytamy też o towary, trasę, lokalizację, transport i uczestniczące strony.

Korespondencja i dokumenty celne mogą zawierać dane klientów, przedstawicieli, kierowców, dostawców lub odbiorców. Dane mogą pochodzić od Ciebie albo od firmy lub przedstawiciela organizującego przewóz.

Wymagane pola są oznaczone w formularzu. Bez odpowiednich danych kontaktowych nie możemy odpowiedzieć; bez informacji potrzebnych do zlecenia celnego możemy nie być w stanie działać. Przesyłaj wyłącznie informacje istotne dla zapytania.

03. Dlaczego wykorzystujemy Twoje dane?

Odpowiadanie na zapytania i kontakt z przedstawicielami firm

Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) — odpowiadanie na prośby, organizowanie przesyłek i zarządzanie relacjami biznesowymi, o ile Twoje prawa nie mają pierwszeństwa przed tymi interesami.

Działania zmierzające do zawarcia lub wykonanie umowy z Tobą osobiście

Umowa (art. 6 ust. 1 lit. b) — gdy jesteś osobą fizyczną będącą stroną umowy lub prosisz o działania zmierzające do zawarcia umowy z Tobą. W przypadku osób działających w imieniu klienta będącego osobą prawną podstawą zarządzania relacją jest prawnie uzasadniony interes.

Wypełnianie obowiązków celnych, podatkowych i księgowych

Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) — gdy przepisy celne, podatkowe lub księgowe wymagają przechowywania albo przekazania odpowiednich dokumentów. Możemy też zachować niezbędne dokumenty w celu ustalenia roszczeń lub obrony przed nimi, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.

Nie zapisujemy Cię na marketing na podstawie zapytania. Na tej stronie nie prowadzimy newslettera ani nie używamy Google Analytics, Google Ads lub narzędzi śledzenia reklamowego Meta.

04. Kto może uzyskać dostęp do danych?

Zespół Simple Duty wykorzystuje zapytania i dokumenty klientów do obsługi prośby i prac celnych.

SeoHost zapewnia hosting naszej strony. Microsoft obsługuje firmową pocztę. Zapytania i dokumenty przesyłane e-mailem, w tym prośby o konto przekazane ze strony, są obsługiwane przez naszą pocztę Microsoft. Do obsługi zapytań i dokumentów używamy poczty i własnych komputerów; nie korzystamy z dodatkowego CRM, platformy dokumentów w chmurze ani zewnętrznego narzędzia zarządzania klientami.

Gdy wymaga tego zlecenie lub prawo, możemy przekazać właściwe informacje HMRC i innym uprawnionym organom celnym lub podatkowym. Ograniczamy zakres do informacji potrzebnych w danym celu.

Dostawca hostingu naszej strony, SEOHOST Sp. z o.o., ma siedzibę w Polsce. Brytyjskie przepisy o odpowiednim stopniu ochrony obejmują przekazywanie danych osobowych do Polski. Nie oznacza to, że wszystkie dane przetwarzane przez naszych dostawców pozostają wyłącznie w UK.

W przypadku poczty Microsoft lokalizacje danych i zasady przetwarzania międzynarodowego zależą od usługi oraz jej konfiguracji. Microsoft opisuje warunki przetwarzania danych dla usług komercyjnych w swoim aneksie dotyczącym ochrony danych. Transfery międzynarodowe podlegają właściwym brytyjskim wymogom ochrony danych, w tym przepisom o odpowiednim stopniu ochrony lub odpowiednim zabezpieczeniom, gdy są wymagane. Napisz do nas, aby uzyskać informacje o ustaleniach dotyczących Twoich danych.

05. Jak długo przechowujemy dane?

Przechowujemy dane przez następujące okresy, zależnie od celu, w którym są potrzebne:

• Zapytania, które nie przekształcają się w zlecenia: 12 miesięcy od ostatniej merytorycznej korespondencji, a następnie usunięcie lub anonimizacja.
• Podstawowa dokumentacja klientów i umów: zwykle 6 lat od zakończenia zlecenia lub relacji, gdy jest potrzebna do dokumentowania umów i ewentualnych roszczeń.
• Dokumentacja podatkowa, księgowa i celna: przez właściwy okres ustawowy, liczony od daty wymaganej prawem. Brytyjską dokumentację VAT zwykle trzeba przechowywać co najmniej 6 lat; okresy celne zależą od procedury, pozwolenia i rodzaju dokumentacji.

Właściwe postępowanie wyjaśniające, spór lub wymóg prawny mogą uzasadniać dłuższe przechowywanie objętych nimi dokumentów. Niezwiązanych informacji nie należy zachowywać tylko dlatego, że sprawa pozostaje otwarta.

Po upływie okresu przechowywania przeglądamy dokumenty w celu usunięcia lub anonimizacji. Jeżeli dokument pozostaje w kopii zapasowej do jej zastąpienia, przechowujemy go na potrzeby odtworzenia, a nie zwykłego użytkowania.

06. Cookies i usługi strony

Cookies to małe pliki zapisywane przez przeglądarkę. Pamięć sesji jest podobnym mechanizmem, zwykle działającym przez czas otwarcia karty. Strona korzysta z funkcji językowych i wyświetlania oraz zawiera opisane poniżej warunkowe ustawienie potwierdzenia formularza.

Nie używamy cookies reklamowych ani pamięci przypisującej kampanie. Samo otwarcie wyboru procedury albo formularza importu, eksportu, tranzytu lub zapytania ogólnego nie wymaga pliku cookie okna popup.

Możesz usunąć lub zablokować cookies strony w ustawieniach przeglądarki. Ustawienia przeglądarki nie zastępują zgody ani innych mechanizmów wymaganych dla używanych technologii.

07. Twoje prawa i skargi

Zależnie od okoliczności i podstawy prawnej możesz żądać dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub kopii umożliwiającej przeniesienie. Prawa te podlegają warunkom i wyjątkom; na przykład dokumenty wymagane prawem mogą wymagać dalszego przechowywania.

Gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Jeśli masz zastrzeżenia, napisz do nas, abyśmy mogli je zbadać. Możesz też złożyć skargę do brytyjskiego Information Commissioner’s Office: ico.org.uk/make-a-complaint/.

08. Aktualizacje tej informacji

Zaktualizujemy informację przy zmianie usług lub sposobu przetwarzania danych. Data wersji będzie widoczna na górze strony.